Top 5 Alternativen zu Google Workspace 2026

Sie möchten Google Workspace ersetzen, ohne bei E-Mail, Kalender, Videokonferenzen oder Bürosoftware Abstriche zu machen? Unser Vergleich zeigt 2026 zuerst passende Komplettpakete und danach E-Mail-Dienste mit SSO und Verwaltung, aber ohne eigene Bürosoftware.

So haben wir die Alternativen eingeordnet

Für einen möglichst direkten Ersatz zählen nicht nur Postfachgröße und eigene Domain. Wir haben zuerst darauf geachtet, ob ein Dienst neben E-Mail auch Bürosoftware, Dateispeicher, Videokonferenzen sowie Kalender und Kontakte aufführt. Diese Kombination kommt Googles Suite-Idee am nächsten. Danach folgen Angebote, die stärker auf E-Mail-Verwaltung setzen und dafür SSO, ein Admin-Panel oder Exchange/ActiveSync bieten. Wir ordnen nach den aufgeführten Funktionen und Merkmalen, nicht nach Labortests.

Auch Sicherheits- und Verwaltungsdetails sind relevant: Dazu gehören Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung, Standort der Daten und Importhilfen für den Wechsel. Die Reihenfolge trennt deshalb bewusst Suite-Alternativen von Mail-first-Angeboten. Ein Dienst mit viel Speicher ist nicht automatisch der bessere Workspace-Ersatz, wenn Bürosoftware oder gemeinsamer Dateispeicher fehlen.

1. Proton Mail Essentials

Proton Mail Essentials ist in dieser Auswahl die geschlossenste Kombination aus E-Mail und zusätzlichen Arbeitswerkzeugen. Proton führt Bürosoftware, Cloudspeicher, Videokonferenzen, Kalender und Kontakte auf. Dazu kommen ein Admin-Panel sowie Ende-zu-Ende- und Zero-Access-Verschlüsselung. Wer Google Workspace ersetzen und zugleich E-Mail-Datenschutz stärker gewichten möchte, findet hier die umfangreichste passende Funktionsmischung.

Pro Nutzer sind 15 GB Speicher vorgesehen. Das Paket unterstützt bis zu drei eigene Domains, zehn Aliasse und ein Postfach. Importwerkzeug, Catch-all, Filter und Regeln erleichtern den Umzug und die laufende Sortierung. Proton nennt außerdem Schweizer Datenstandorte und 2FA. IMAP, POP3 und SMTP sind verfügbar; Exchange/ActiveSync ist es nicht.

• Stärken: Bürosoftware, Dateispeicher, Videokonferenzen und Kalender/Kontakte sind enthalten; Ende-zu-Ende- und Zero-Access-Verschlüsselung; Admin-Panel, 2FA und Importwerkzeug.
• Grenzen: 15 GB pro Nutzer und zehn Aliasse; maximal drei eigene Domains; kein Exchange/ActiveSync. Das Paket wird pro Nutzer abgerechnet.

Wir empfehlen Proton für kleine Teams, die möglichst viele Workspace-Bausteine in einem Angebot suchen und Verschlüsselung besonders hoch gewichten. Prüfen Sie vor dem Wechsel, ob die fehlende Exchange/ActiveSync-Unterstützung zu Ihren vorhandenen Mail-Apps passt.

2. mailbox.org Standard

mailbox.org Standard ist eine weitere Suite-Option: Der Anbieter führt Bürosoftware, Cloudspeicher, Videokonferenzen sowie Kalender und Kontakte auf. Mit 20 GB Speicher pro Nutzer liegt das Postfachvolumen über dem von Proton Essentials. Hinzu kommen 50 Aliasse, Catch-all, ein Importwerkzeug und eine deutsche Datenlage. Eine passende Wahl, wenn Sie ein gebündeltes Angebot mit deutscher Speicherung suchen.

Die Sicherheit umfasst 2FA sowie Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand. Der Anbieter nennt außerdem Backup und Wiederherstellung sowie mobile Apps. IMAP, POP3 und SMTP werden unterstützt. Im Unterschied zu Proton ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aufgeführt; auch SSO und ein Admin-Panel sind in den genannten Merkmalen nicht enthalten. Der Support ist per E-Mail erreichbar, aber nicht rund um die Uhr.

• Stärken: 20 GB pro Nutzer, 50 Aliasse, Bürosoftware, Cloudspeicher, Videokonferenzen und Kalender/Kontakte; deutsche Datenlage; Backup und Wiederherstellung.
• Grenzen: Nur ein Postfach pro Nutzer; keine aufgeführte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, kein SSO und kein Admin-Panel; Support nicht rund um die Uhr.

mailbox.org passt zu Teams, die E-Mail, Büroanwendungen und Dateispeicher gemeinsam beziehen möchten und einen deutschen Datenstandort bevorzugen. Wenn SSO oder ein zentrales Admin-Panel Voraussetzung ist, sollten Sie die weiter unten platzierten Mail-first-Angebote prüfen.

3. Zoho Mail Lite

Zoho Mail Lite ist kein vollständiger Workspace-Ersatz: Bürosoftware und Cloudspeicher sind nicht aufgeführt. Dafür bietet es SSO, ein Admin-Panel, Kalender und Kontakte sowie Videokonferenzen. Exchange/ActiveSync, Desktop- und Mobil-Apps machen das Paket interessant, wenn Ihre Organisation vor allem E-Mail sauber verwalten und in bestehende Arbeitsabläufe integrieren will.

Der Speicher beträgt 5 GB pro Nutzer. Zoho bietet Importhilfe, 2FA und Verschlüsselung bei der Übertragung. IMAP, POP3 und SMTP werden unterstützt; die maximale Anhanggröße beträgt 30 MB. Als Support nennt der Anbieter Live-Chat, Telefon und E-Mail sowie Erreichbarkeit rund um die Uhr. Eine Verfügbarkeitsgarantie von 99,99 Prozent ist ebenfalls aufgeführt. Die Abrechnung ist jährlich, eine kostenlose Testphase ist nicht angegeben.

• Stärken: SSO und Admin-Panel; Exchange/ActiveSync; Kalender, Kontakte und Videokonferenzen; 24/7-Support laut Anbieter; Importhilfe und 2FA.
• Grenzen: Keine Bürosoftware und kein Cloudspeicher; 5 GB pro Nutzer; jährliche Abrechnung und keine aufgeführte kostenlose Testphase.

Wir sehen Zoho Mail Lite vor allem bei Unternehmen, die SSO und zentrale E-Mail-Administration benötigen, aber Dokumente und Dateien bereits anderswo verwalten. Als direkter Ersatz für ein Paket mit gemeinsamer Bürosoftware und Cloudspeicher reicht der Funktionsumfang nicht.

4. Infomaniak Mail Service

Infomaniak Mail Service setzt ebenfalls auf E-Mail-Verwaltung statt auf eine komplette Bürosuite. SSO, Admin-Panel, 2FA, Kalender und Kontakte sowie Videokonferenzen sind aufgeführt. Besonders auffällig sind der unbegrenzte Speicher pro Nutzer und die Möglichkeit, bis zu 1.000 Postfächer und Nutzer zu verwalten. Der Anbieter nennt die Schweiz als Datenstandort.

Importwerkzeug, Filter und Regeln, SPF/DKIM/DMARC sowie ein automatischer Antwortdienst unterstützen den Betrieb eigener E-Mail-Domains. Die maximale Anhanggröße beträgt 200 MB, das Versandlimit 500 E-Mails pro Tag. Infomaniak führt eine Verfügbarkeitsgarantie von 99,99 Prozent auf. Cloudspeicher und Bürosoftware gehören dagegen nicht zu den aufgeführten Funktionen; Exchange/ActiveSync ist ebenfalls nicht angegeben.

• Stärken: Unbegrenzter Speicher pro Nutzer; Verwaltung von bis zu 1.000 Postfächern und Nutzern; SSO, Admin-Panel, 2FA und 200-MB-Anhänge.
• Grenzen: Keine aufgeführte Bürosoftware oder Cloudspeicherung; Exchange/ActiveSync fehlt in den Merkmalen; Versandlimit von 500 E-Mails pro Tag.

Das Angebot passt zu größeren Organisationen, die viele Mailboxen zentral verwalten und viel Postfachspeicher benötigen. Wenn Sie Google Workspace vor allem wegen gemeinsamer Dokumente und Dateiablage ersetzen, müssen Sie diese Funktionen separat abdecken.

5. Mailfence Entry

Mailfence Entry verbindet E-Mail mit Bürosoftware, Cloudspeicher sowie Kalender und Kontakten. Ein Admin-Panel, 2FA und Exchange/ActiveSync sind ebenfalls aufgeführt. Damit kommt es bei den ergänzenden Arbeitsfunktionen näher an eine Suite heran als Zoho Mail Lite oder Infomaniak Mail Service. Videokonferenzen fehlen allerdings, weshalb der Funktionsumfang nicht alle typischen Workspace-Bausteine abdeckt.

Mailfence bietet 10 GB Speicher pro Nutzer, bis zu 50 Aliasse und zwei eigene Domains. Der Anbieter nennt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Importhilfe, Catch-all und Unterstützung für SPF/DKIM/DMARC. Der Datenstandort ist Belgien. Das Paket unterstützt maximal fünf Nutzer und begrenzt den Versand auf 500 E-Mails pro Tag. Die Abrechnung erfolgt jährlich.

• Stärken: Bürosoftware und Cloudspeicher; Ende-zu-Ende-Verschlüsselung; Kalender/Kontakte, Admin-Panel, 2FA und Exchange/ActiveSync.
• Grenzen: Keine Videokonferenzen; maximal fünf Nutzer und zwei eigene Domains; 10 GB pro Nutzer und ein Versandlimit von 500 E-Mails pro Tag.

Mailfence eignet sich für kleine Teams, die E-Mail, Dateien und Bürosoftware bündeln möchten und Exchange/ActiveSync brauchen. Für regelmäßige Videokonferenzen ist ein zusätzlicher Dienst nötig. Achten Sie außerdem auf die Begrenzung der Nutzerzahl, wenn Ihr Team wachsen soll.

Knapp nicht dabei: Exchange Online

Microsoft Exchange Online (Plan 1) bietet SSO, 50 GB Speicher, Kalender und Kontakte, ein Admin-Panel sowie Backup und Wiederherstellung. Es fehlen jedoch Bürosoftware, Cloudspeicher und Videokonferenzen. Für eine reine E-Mail-Umgebung ist es interessant, als Ersatz für eine gebündelte Workspace-Suite passt es weniger gut.

So wählen Sie die passende Alternative

Beginnen Sie mit den Funktionen, die Sie tatsächlich gemeinsam nutzen. Brauchen Beschäftigte Textverarbeitung, Dateispeicher, Kalender und Videokonferenzen aus einem Angebot, konzentrieren Sie sich auf Proton Mail Essentials, mailbox.org Standard und Mailfence Entry. Vergleichen Sie dabei nicht nur die Zahl der Funktionen: Proton bietet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, mailbox.org nennt eine deutsche Datenlage, und Mailfence unterstützt Exchange/ActiveSync, hat aber keine Videokonferenzen.

Wenn Bürosoftware und Cloudspeicher bereits vorhanden sind, kann ein Mail-first-Angebot sinnvoller sein. Prüfen Sie dann, ob SSO, ein Admin-Panel oder Exchange/ActiveSync für Ihre Anmeldung und Geräteverwaltung benötigt werden. Zoho Mail Lite und Infomaniak führen SSO und ein Admin-Panel auf; bei Infomaniak sprechen der unbegrenzte Nutzer-Speicher und die hohe Zahl verwaltbarer Postfächer für größere Mail-Umgebungen.

Planen Sie vor der Migration außerdem den Import, die Einrichtung Ihrer Domains und die Mail-Authentifizierung. Kontrollieren Sie Speicherbedarf, Aliasse, Anhangs- und Versandlimits sowie die Zahl der eigenen Domains. Für die Entscheidung 2026 lohnt es sich, zuerst die täglichen Arbeitsabläufe abzubilden und danach zu prüfen, welche Funktionen ein Anbieter tatsächlich bündelt. So vermeiden Sie, eine Suite durch einen reinen Maildienst zu ersetzen und fehlende Werkzeuge später separat beschaffen zu müssen.