Top 5 alternatieven voor Google Workspace 2026

Wil je Google Workspace vervangen, maar wel mail, agenda en eventueel kantoorsoftware, opslag en video in één omgeving houden? In deze top 5 van 2026 zie je welke aanbieders zulke bundels hebben en welke juist interessant zijn als je vooral mail met SSO en centraal beheer zoekt.

Hoe we deze alternatieven hebben gerangschikt

We kijken eerst naar de onderdelen die Google Workspace als suite aantrekkelijk maken: e-mail, kantoorsoftware, cloudopslag, videovergaderen en agenda en contacten. Aanbieders die meerdere van die functies combineren, staan daarom bovenaan. Daarna wegen we functies mee die van belang zijn bij overstappen en dagelijks beheer, zoals migratie, een beheerpaneel en tweestapsverificatie.

De onderste posities zijn vooral geschikt als je minder waarde hecht aan een complete kantoorsuite en juist SSO, beheer of e-mailfuncties zoekt. We rangschikken op specificaties en functies, niet op labtests. Een vermelding van videovergaderen zegt bijvoorbeeld dat die functie wordt aangeboden, niet hoe een vergadering in de praktijk verloopt.

1. Proton Mail Essentials

Proton Mail Essentials is de beste match als je Google Workspace wilt vervangen door een pakket dat naast e-mail ook kantoorsoftware, cloudopslag, videovergaderen en agenda en contacten omvat. Proton vermeldt bovendien een beheerpaneel en ondersteuning voor drie eigen domeinen. Daarmee heeft dit pakket van de vijf de breedste combinatie van suitefuncties en privacykenmerken.

Per gebruiker is er 15 GB opslag. Je kunt tot tien aliassen instellen en gebruikmaken van IMAP, POP3 en SMTP. Proton biedt importmogelijkheden voor e-mail, filters en regels, catch-all en een maximum voor bijlagen van 25 MB. De aanbieder noemt end-to-end- en zero-access-versleuteling, 2FA en Zwitserland als datalocatie. Ook is er een gratis proefperiode en een niet-goed-geld-terug-periode van 30 dagen.

• Sterk: kantoorsoftware, cloudopslag, video, agenda en contacten zijn inbegrepen.
• Sterk: end-to-end- en zero-access-versleuteling, 2FA en een beheerpaneel.
• Beperking: één mailbox per gebruiker en maximaal 15 GB opslag per gebruiker.
• Beperking: Exchange/ActiveSync wordt niet ondersteund.

Kies Proton als je de meeste Workspace-achtige onderdelen wilt behouden en versleuteling zwaar laat meewegen. Houd rekening met de bijlagelimiet en controleer vooraf of je werkwijze afhankelijk is van Exchange/ActiveSync.

2. mailbox.org Standard

mailbox.org Standard is ook een bundeloptie: de aanbieder vermeldt kantoorsoftware, cloudopslag, videovergaderen en agenda en contacten naast e-mail. Met 20 GB opslag per gebruiker biedt het plan meer opslag dan Proton Mail Essentials. De Duitse datalocatie is een concreet onderscheid als je liever een aanbieder kiest die gegevens in Duitsland host.

Je krijgt één mailbox per gebruiker, maximaal 50 aliassen en toegang via IMAP, POP3 en SMTP. Mailbox.org vermeldt een importfunctie, back-up en herstel, 2FA en versleuteling tijdens transport en wanneer gegevens zijn opgeslagen. Mobiele apps zijn beschikbaar. Er is een gratis proefperiode; ondersteuning wordt per e-mail aangeboden en is volgens de aanbieder niet 24/7 bereikbaar.

• Sterk: kantoorsoftware, bestandenopslag, video, agenda en contacten zitten samen in het aanbod.
• Sterk: 20 GB per gebruiker, back-up en herstel, en een Duitse datalocatie.
• Beperking: één mailbox per gebruiker en geen gratis plan.
• Beperking: ondersteuning is per e-mail en niet 24/7 bereikbaar.

Dit plan past bij kleine teams die een suite met Duitse datalocatie zoeken en geen uitgebreidere supportkanalen nodig hebben. Vergelijk de versleuteling ook met je eisen: mailbox.org noemt TLS tijdens transport en versleuteling at rest, terwijl Proton daarnaast end-to-end- en zero-access-versleuteling vermeldt.

3. Zoho Mail Lite

Zoho Mail Lite is geen volledige vervanger voor de kantoor- en opslagbundel van Google Workspace. De aanbieder vermeldt geen kantoorsoftware en geen cloudopslag voor bestanden. Wel biedt het plan SSO, een beheerpaneel, videovergaderen en agenda en contacten. Het is daarmee een logische keuze als je vooral e-mailbeheer en toegang voor gebruikers wilt organiseren.

Per gebruiker is er 5 GB opslag. Zoho ondersteunt IMAP, POP3 en SMTP, biedt een importfunctie en heeft een desktop-app en mobiele apps. Ook Exchange/ActiveSync, 2FA en spam- en virusfiltering zijn opgenomen. De aanbieder vermeldt TLS-versleuteling tijdens transport en 24/7-support via livechat, telefoon en e-mail. De genoemde uptimegarantie is 99,99 procent; dit is een garantie van de aanbieder, geen eigen meting van ons.

• Sterk: SSO, beheerpaneel en Exchange/ActiveSync.
• Sterk: 24/7-support via livechat, telefoon en e-mail.
• Beperking: geen kantoorsoftware of cloudopslag voor bestanden.
• Beperking: 5 GB opslag per gebruiker en geen gratis proefperiode.

Kies Zoho Mail Lite als je SSO en centraal beheer belangrijker vindt dan een inbegrepen office- en opslagpakket. Voor bestanden of kantoorwerk heb je dan een aparte oplossing nodig; die wordt bij dit plan niet vermeld.

4. Infomaniak Mail Service

Infomaniak Mail Service combineert e-mail met SSO, een beheerpaneel, videovergaderen en agenda en contacten. De aanbieder noemt geen kantoorsoftware of cloudopslag voor bestanden, dus het is geen complete Workspace-suite. De opvallende kenmerken zitten vooral in de mailcapaciteit: Infomaniak vermeldt onbeperkte opslag per gebruiker en maximaal 1.000 mailboxen en gebruikers.

Het plan ondersteunt IMAP, POP3 en SMTP, SPF, DKIM en DMARC, migratie en 2FA. Je krijgt filters en regels, een autoresponder, mobiele apps en spam- en virusfiltering. De maximale bijlagegrootte is 200 MB en de verzendlimiet is 500 e-mails per dag. Infomaniak noemt Zwitserland als datalocatie en vermeldt een uptimegarantie van 99,99 procent. Support is beschikbaar via chat, telefoon en e-mail, maar niet 24/7.

• Sterk: onbeperkte opslag per gebruiker en ondersteuning voor maximaal 1.000 mailboxen.
• Sterk: SSO, beheerpaneel, migratie en bijlagen tot 200 MB.
• Beperking: geen kantoorsoftware of cloudopslag voor bestanden.
• Beperking: maximaal 500 verzonden e-mails per dag; support is niet 24/7 beschikbaar.

Dit is een passende optie als je veel mailboxen of ruime mailopslag nodig hebt, maar je kantoorsoftware elders regelt. Neem de daglimiet mee als je mailboxen gebruikt voor grotere verzendvolumes.

5. Mailfence Entry

Mailfence Entry biedt meer dan alleen e-mail: het plan omvat kantoorsoftware, cloudopslag, agenda en contacten en een beheerpaneel. Videovergaderen ontbreekt, waardoor het pakket minder onderdelen van Google Workspace bundelt dan de twee hoogst gerangschikte opties. SSO wordt niet vermeld; het onderscheid zit hier eerder in end-to-end-versleuteling en de combinatie met productiviteitsfuncties.

Per gebruiker is er 10 GB opslag. Mailfence vermeldt maximaal 50 aliassen, twee eigen domeinen en ondersteuning voor IMAP, POP3 en SMTP. Ook zijn migratie, catch-all, SPF/DKIM/DMARC, 2FA en Exchange/ActiveSync beschikbaar. De datalocatie is België. Er geldt een verzendlimiet van 500 e-mails per dag en bijlagen mogen maximaal 50 MB zijn. Het plan ondersteunt maximaal vijf gebruikers.

• Sterk: kantoorsoftware, cloudopslag, agenda en contacten met end-to-end-versleuteling.
• Sterk: Exchange/ActiveSync, maximaal 50 aliassen en een Belgische datalocatie.
• Beperking: geen videovergaderen en geen SSO vermeld.
• Beperking: maximaal vijf gebruikers en 500 verzonden e-mails per dag.

Mailfence past bij een klein team dat e-mail, bestanden en kantoorfuncties bij elkaar wil houden en Exchange/ActiveSync nodig heeft. Zoek je vooral een ingebouwde oplossing voor videogesprekken of SSO, kijk dan naar een andere aanbieder uit deze ranglijst.

Niet opgenomen: Microsoft Exchange Online (Plan 1)

Microsoft Exchange Online (Plan 1) heeft SSO, agenda en contacten, een beheerpaneel en back-up en herstel, maar vermeldt geen kantoorsoftware, cloudopslag of videovergaderen. Omdat deze ranglijst eerst kijkt naar alternatieven die meer van Google Workspace bundelen en daarna naar mailgerichte plannen met SSO en beheer, past Exchange Online hier minder goed dan de vijf gekozen opties.

Zo kies je een alternatief

Begin met de onderdelen die je daadwerkelijk gebruikt. Als documenten, bestanden en videogesprekken naast e-mail in één pakket moeten blijven, vergelijk dan eerst Proton Mail Essentials, mailbox.org Standard en Mailfence Entry. Let daarbij op de verschillen: Mailfence vermeldt geen videovergaderen, terwijl Proton en mailbox.org die functie wel noemen. Kijk ook naar opslag per gebruiker en de maximale bijlagegrootte als je vaak bestanden deelt.

Heb je al losse oplossingen voor documenten en bestanden, dan kan een mailgericht plan volstaan. Zoho Mail Lite en Infomaniak Mail Service bieden SSO en een beheerpaneel, maar geen kantoorsoftware of cloudopslag voor bestanden. Kies Zoho als Exchange/ActiveSync en 24/7-support tellen; kies Infomaniak als onbeperkte opslag per gebruiker en ondersteuning voor veel mailboxen zwaarder wegen. Controleer bij dat laatste ook de limiet van 500 verzonden e-mails per dag.

Maak vóór je overstap een lijst van domeinen, aliassen, accounts en e-mails die mee moeten. Alle vijf aanbieders vermelden een migratiefunctie, maar controleer hoe die aansluit op jouw huidige omgeving. Test daarnaast in een proefperiode waar die beschikbaar is, en controleer of medewerkers hun mail via webmail, mobiele apps of IMAP willen gebruiken. In 2026 is vooral het verschil tussen een complete suite en een beheerde maildienst bepalend: kies niet voor functies die je team niet nodig heeft, maar vervang ook geen onderdeel dat dagelijks wordt gebruikt.